Romar-Voss

Aan het woord:
De heer E. Evers (hierna: E.E.), planner en verkoop binnendienst verantwoordelijke. Vanaf 1 maart 2022 bedrijfsleider;
De heer T. Geurts (hierna: T.G.), productieleider en samen met de heer Evers verantwoordelijk voor de productieplanning.

Introductie Romar-Voss
E.E.: “Van oudsher is Romar-Voss een familiebedrijf dat in 1965 in een schuur is ontstaan. Het bedrijf richtte zich destijds op de composietindustrie voor de particuliere markt. Sinds ruim 10 jaar hebben we ons ook gericht op vloeren en dat is nog een flinke groeimarkt. Inmiddels ligt de focus bij Composites volledig op de industriële markt. We zijn inmiddels uitgegroeid tot een succesvol en onafhankelijk distributeur en producent van composietmaterialen en vloersystemen in de Benelux en hebben een vertegenwoordiger in Duitsland. Van de ongeveer 30 mensen in het totale bedrijf zitten er negen mensen in de productie.”

Voorraadgestuurde én klantordergestuurde productie
E.E.: “We werken op twee manieren: enerzijds klantordergestuurd waarbij de orders via SAP by Design in Limis worden geschoten. Deze order moet dan vaak binnen één of twee dagen worden geproduceerd en geleverd. Daarnaast produceren wij ook voorraadgestuurd. Die verschillende manieren van produceren moeten natuurlijk in elkaar passen en dat is eigenlijk de kunst van het plannen.”

Plannen op werkplek
E.E.: “Gemiddeld hebben we zo’n 770 orders per maand. We hebben 9 gebruikers, 3 machinegroepen en 14 werkplekken. Aan iedere werkplek is een preferente medewerker toegewezen. Daarnaast hebben we allround medewerkers. Van ieder artikel in ons bestand hebben we de bewerkingstijd bepaald. Via SAP wordt dit in Limis geschoten. Daar hebben we het overzicht of de hoeveelheid werk past of niet. Limis plant alles binnen Romar-Voss. Voorheen plande ik uit het hoofd en op ervaring.”
T.G.: “Er wordt bij ons gepland op werkplek. Er zijn werkplekken waar alleen klantgerichte orders afgehandeld worden, maar er zijn ook werkplekken waar zowel klantgerichte als voorraadgestuurde producten worden gemaakt. Vooral op die plekken moet je echt naar eigen inzicht gaan plannen. Bij het maken van onze voorraadgestuurde producten moet je een bepaalde volgorde aanhouden zodat je zo weinig mogelijk tijd verliest en zo min mogelijk hoeft te poetsen tussendoor. Daar komt toch de ervaring van de planner bij kijken.”

Wat is de moeilijkheid van het plannen van deze productie?
E.E.: “Voor ons is de capaciteit de moeilijkheid. Het is hollen of stilstaan. Daarom plannen we nu twee keer per dag, om 12:00 uur en aan het einde van de werkdag. De doorlooptijd is vooral het probleem. We werken met een verschoven ploegenplanning waarbij we ‘s ochtends vroeg om 5:00 uur beginnen. Deze mensen werken tot 13:00 uur. Eventueel kan daarna dus wat worden overgenomen door een andere ploeg.”
T.G.: “Afgelopen jaar was het natuurlijk de uitdaging om voldoende grondstoffen te verkrijgen. Bij Romar-Voss komen deze uit alle uithoeken van de wereld. Dat maakt de planning af en toe behoorlijk uitdagend. Door de crisis hebben we natuurlijk ook te maken met flink stijgende inkoopprijzen. E.E.: “We merken dat gelukkig niet in de afzet. Alleen de levertijden zijn wat moeilijk te hanteren. Gelukkig hebben we in ons 3500 m2 magazijn nog flink wat voorraden staan. Aan het begin van de crisis hebben we gehamsterd, maar calamiteiten blijf je altijd houden.”

Kwartier overleg
E.E.: “Ons bestaansrecht is snel leveren. Veel van onze orders bestaan uit een centrale basis, daar gaat de gewenste pigment bij en dan is het klaar. Het is een uitdaging om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. We proberen ervoor te zorgen dat dat we zo weinig mogelijk hoeven te poetsen, omdat de machine dan zo 2,5 uur stil staat. Dat kost ons veel kostbare tijd. Maar als er van materiaal moet worden gewisseld, moet de machine wel worden schoongemaakt.”
T.G.: “Aan het einde van de dag bekijk ik in Limis wat er in order staat voor de volgende dag en plan ik de medewerkers en de werkzaamheden in.”
E.E.: “Elke ochtend starten we met een kwartiertje overleg, om te kijken wat op de planning staat, en of dit allemaal haalbaar is. Heel waardevol en duidelijk.”

Waarom een planningspakket als add-on op ERP?
E.E.: “Wij werken met SAP by Design en helaas had dit programma niet de functionaliteiten die wij graag zouden willen hebben. We hebben met de heer P. Geelen van Xperi, ons aanspreekpunt bij SAP, gebrainstormd en hij heeft Limis voorgesteld. Tijdens de demo zagen we een vrij eenvoudig systeem dat kon wat wij graag zouden willen. Daarom hebben wij voor Limis gekozen.”

Wat is het grootste voordeel van het gebruik van planning software?
E.E.: “Voor mij is het heel simpel dat ik niet constant hoeft te bellen om te vragen of er nog productiecapaciteit beschikbaar is of niet. Ik kan het nu zelf zien, per machine. Voorheen zat alles in mijn hoofd en wist ik niet wie wat ging doen en nu kan ik eigenlijk per direct zien waar er nog capaciteit beschikbaar is. Zonder te bellen. Het systeem biedt gewoon helderheid.”
T.G.: “En wat ik fijn vind, is dat je direct kunt zien of de orders gestart kunnen worden of niet. Limis kijkt ook direct naar voorraden en de beschikbaarheid van spullen.”
E.E.: “Dat is zeker een groot voordeel.” T.G.: “Als ik denk dat er een order kan starten die dag en er staat ‘nee’ op mijn lijst dan is er iets mee en dan moeten we het probleem achterhalen. Misschien mist er een specifiek item, maar is er wel een vervangend product beschikbaar waarmee we kunnen werken. Limis biedt je direct inzicht. Vroeger misten we dat inzicht in grondstoffen omdat we dat niet in ons hoofd hadden zitten. Op het moment van produceren kwamen we er dan pas achter dat er iets mee was en dat er niet gestart kon worden.”
E.E.: “Voorheen draaiden we een productiebon uit en werd de voorraad aangepast. Wanneer die order dan twee dagen later startte, dan klopte de hele voorraad niet meer en was de voorraad niet meer actueel. En dat is nu wel het geval.”
Limis: “Dus het vrijgeven van de taak op het moment dat alles compleet is, is echt van toegevoegde waarde voor jullie.” E.E. en T.G.: “Ja!” E.E.: “Dat is een groot voordeel. Je hoeft niet meer te zoeken en niet meer naar het magazijn te lopen. De actuele status staat op het scherm voor je.” T.G.: “Het zorgt voor een stuk meer rust.”

Hoe is het implementatietraject verlopen?
T.G.: “In het begin was het wel even wennen maar het was niet lastig om te leren.”
E.E.: “Thijs en ik hebben de opleiding van Limis gehad. En zelf hebben we intern de productiemedewerkers geïnformeerd hoe ze ermee moesten werken. Iedereen in de productie doet dus een stukje SAP en een stukje Limis zelf. We hebben een centraal kantoor in de productie en daar staan twee machines waarop Limis draait. In januari 2021 zijn we live gegaan. Ik denk dat het goed verlopen is, er waren nagenoeg geen problemen met de implementatie of met het uitvoeren. Het is gewoon een kwestie van tevoren goed testen.”

Todolijst
E.E.: “We maken het meest gebruik van de Todolijst. Daar hebben we de werkplekken op staan en die bekijk ik elke dag. Daarnaast maken we natuurlijk gebruik van de kalenders voor inzicht in vrije dagen, vakanties of bijvoorbeeld onderhoud aan de machine. Verder kun je de orders die on-hold staan, ook goed volgen. Wanneer we niet kunnen produceren omdat bijvoorbeeld de ingekochte producten nog niet binnen zijn, dan kan ik in Limis zien wanneer het product weer binnenkomt. Ook gebruik ik de kalenders en de rapporten.”

Spoedorders
E.E.: “Spoedorders die tussendoor komen, plannen we gewoon in en door het herberekenen met de Scheduler zien we of het past en wat de eventuele consequenties zijn. Zo weten we of we ergens moeten ingrijpen.”

Efficiëntie, doorlooptijd en klanttevredenheid
E.E.: “Die grote machines met een week doorlooptijd werken nu een stuk efficiënter en daar is ook de doorlooptijd korter.” T.G.: “Ik denk dat we op die grote machines ook meer orders aankunnen maar het leveren van de grondstoffen is in de afgelopen jaren een issue geweest. Daarom is dat nog moeilijk in te schatten.”
E.E.: “Vroeger keken we niet naar wat het meest efficiënt was en dan moet je vaak herplannen. Dan kon je de beloftes aan klanten niet altijd waarmaken. Tegenwoordig hoeven we zelden te herplannen. Dat heeft veel verhelderd voor ons en voor onze klanten. Onze klanttevredenheid is ook omhooggegaan. Omdat klanten sneller de juiste informatie krijgen. We krijgen nu eigenlijk binnen een kwartier een orderbevestiging waar een leverdatum op staat die we voor 98% kunnen halen.”
Limis: “Dus de planning software zorgt voor een betere concurrentiepositie omdat jullie doen wat je zegt?” E.E. en T.G: “Ja, dat klopt.”

Samenwerking met Limis
E.E.: “Ik ben echt heel tevreden over de samenwerking met Limis. De korte communicatielijnen maken het laagdrempelig om even te bellen of het ticketsysteem te gebruiken. En wat wij vooraf in gedachten hadden hoe we met Limis Planner wilden werken, dat kunnen we er nu ook daadwerkelijk mee.”

Aanrader?
Limis: “Zou u de software bij een ander productiebedrijf aanbevelen?”
E.E. en T.G.: ‘Ja!” E.E.: “Op dit moment hebben we alles wat we willen. We grijpen gewoon nooit mis!”